Până să devină dividend plătit, profitul trece prin trei etape contabile: mutarea în rezultatul reportat, după încheierea anului, hotărârea de repartizare, care îl transformă în datorie a firmei față de asociat, și plata, din care se reține impozitul. După fiecare etapă, balanța arată altfel, iar asociatul poate citi singur unde se află banii.
Asociații firmelor cu profit întreabă adesea de ce nu pot ridica imediat câștigul pe care îl văd în balanță. Răspunsul ține de ordinea acestor etape, descrisă pe ContaFirma, platformă educațională care explică notele contabile pentru operațiuni uzuale, cu documente justificative și cu sume de exemplu.
Înainte: profitul trebuie să ajungă în contul 117
Dividendele se plătesc din profitul exercițiilor anterioare. Cât timp anul este în curs, rezultatul se adună în contul 121. La începutul anului următor, profitul anului încheiat trece din 121 în 117 Rezultatul reportat și abia atunci poate fi repartizat prin hotărârea asociaților.
Ordinea are o explicație de bun-simț. Profitul unui an este cunoscut cu adevărat doar după ce anul s-a încheiat și situațiile financiare au fost aprobate; un rezultat bun la jumătatea anului poate fi micșorat de cheltuielile din lunile care urmează. Dividendele interimare, distribuite în cursul anului, există, dar au reguli proprii, pe care le verifică contabilul.
Tot înainte: rezerva legală și documentele
Nu tot profitul este disponibil pentru asociați. Rezerva legală se constituie separat, din profit; pagina ContaFirma citează în acest sens Legea societăților nr. 31/1990, potrivit căreia se alocă cel puțin 5% din profit, până când rezerva atinge o cincime din capitalul social.
Etapa pregătitoare înseamnă și hârtii. Contabilul are nevoie de:
- situațiile financiare aprobate;
- decizia asociatului unic sau hotărârea de repartizare a profitului;
- extrasele de cont pentru plățile care vor urma.
Balanța de la finalul acestei etape arată un cont 117 cu sold creditor: profit din anii anteriori, încă nerepartizat. Atât timp cât nu există hotărâre, suma rămâne a firmei, iar asociatul nu are încă nimic de primit.
În timpul: hotărârea creează o datorie
Momentul-cheie nu este plata, ci hotărârea. Prin ea, suma aprobată se transformă în datorie a firmei față de asociat, iar contabilul înregistrează nota 117 = 457. Rezultatul reportat scade, iar contul 457 primește un sold creditor egal cu dividendul brut aprobat.
Urmează impozitul pe dividende. Acesta se reține la sursă din dividendul brut, prin nota 457 = 446, iar asociatul primește suma netă. Cota aplicată este cea în vigoare la momentul distribuirii; cea din exemplul paginii servește doar calculului și nu trebuie luată drept regulă permanentă.
Balanța de după hotărâre arată deci două schimbări față de cea dinainte: un 117 mai mic și un 457 cu sold creditor. Odată reținut impozitul, apare și a treia, suma datorată bugetului în contul 446. Banii nu au plecat încă din bancă, dar destinația lor este deja stabilită.
După: plata și contul care rămâne fără sold
Plata dividendului net închide contul 457, iar virarea impozitului lasă fără sold contul 446. Din acest moment, drumul contabil s-a încheiat: banii au ieșit din contul bancar al firmei, o parte spre asociat, o parte spre buget, iar datoria creată prin hotărâre a fost stinsă.
Plata se face prin bancă. Pagina ContaFirma arată că Legea nr. 70/2015 limitează plata dividendelor în numerar către o persoană fizică la 10.000 de lei pe zi și interzice fragmentarea plății. În aceste condiții, viramentul este calea obișnuită, iar extrasul de cont devine dovada fiecărei plăți.
Cum se citesc soldurile rămase
Două rânduri din balanță îi spun asociatului unde se află în orice moment. Un cont 457 cu sold creditor arată dividende aprobate și încă neplătite: hotărârea există, banii nu au plecat. Un cont 117 cu sold creditor arată profit din anii anteriori încă nerepartizat, adică o sumă despre care asociații nu au decis nimic.
Există și situația în care asociatul nu își ridică dividendele. Ele rămân în 457 sau, prin hotărâre, trec în contul 455, ca sumă lăsată la dispoziția firmei. Diferența nu este de formă: în al doilea caz, asociatul își finanțează societatea cu banii care i se cuveneau, iar suma se urmărește mai departe ca datorie a firmei față de el.
De ce dividendele nu apar la cheltuieli
O neînțelegere răspândită privește locul dividendelor în rezultatul firmei. Dividendele nu sunt cheltuieli. Ele reduc rezultatul reportat, nu profitul anului curent. Asociatul care le caută în clasa 6 nu le va găsi, iar profitul anului în care se face distribuirea nu scade din această cauză.
Logica este următoare: cheltuielile sunt costul obținerii veniturilor, pe când dividendele sunt împărțirea unui câștig deja obținut și deja calculat. De aceea operațiunea se petrece în întregime între conturi de bilanț. Articolele contabile, cu documentele și cu sumele de exemplu, se găsesc în nota contabilă pentru repartizarea și plata dividendelor, una dintre cele 29 de note explicate pe platformă.
Ce poate urmări asociatul și ce rămâne la contabil
Asociatul nu are de învățat tehnica înregistrărilor. Îi sunt de folos trei verificări, făcute pe balanță după fiecare etapă: înainte de hotărâre, soldul contului 117; după hotărâre, soldul contului 457, care trebuie să corespundă sumei aprobate; după plată, dispariția acestui sold. Dacă una dintre cifre nu arată cum se aștepta, are o întrebare precisă de pus.
Restul ține de contabil: verificarea profitului care poate fi repartizat, constituirea rezervei legale, calculul și reținerea impozitului, regulile pentru dividendele interimare. ContaFirma, platformă susținută de REALCONT®, firmă de contabilitate din București, explică doar contabilitatea și nu oferă consultanță individuală; decizia de distribuire și efectele ei fiscale se discută cu contabilul societății.
